Consejos para la organizacion de tu evento

Publicado el 10 August 2018
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Todos los años empresas y organizaciones, suelen organizar distintos eventos, ya sea para reunir a su equipo, festejos, conferencias, seminarios, capacitaciones, etc.

Cuando se trata de organizar estos eventos socioculturales o empresariales, es importante tener en cuenta el lugar, afortunadamente en Madrid es muy amplia la oferta de sitios para quienes se encuentran en la búsqueda de alquiler de salas en Madrid,cada sitio ofrece espacios con distintas característica que deberás evaluar según el evento que te encuentres organizando, las características de las actividades, cantidad y asistentes.

¿Cuáles son las claves para que todo salga perfecto?

Se debe evaluar en primer lugar el objetivo específico del evento, y los requerimientos necesarios para el día, como por ejemplo si necesitas de un proyector, música, determinados tipos de luces, la accesibilidad al lugar. ¿Es una conferencia o seminario de capacitación? En ese caso será más cómodo tanto para quienes exponen como los asistentes, buscar alquiler de aulas, con tan solo realizar una búsqueda en Internet encontrarás aulas y espacios para todas las necesidades.

El evento también puede tratarse de una reunión de equipo, ceremonia o inauguración, aniversario de la empresa, lanzamiento de un nuevo producto o servicio, reunión directiva, etc.

Claves para organizar eventos

El objetivo del evento marcará los puntos clave, sin embargo, muchas veces no suelen ser tan específicos. A continuación algunas recomendaciones:

Horario: ¿Cuándo conviene convocar a los invitados? ¿En día y horario laboral? ¿un fin de semana? ¿Podrán tus invitados concurrir?

Tener en claro el objetivo del evento: Cual es el fin del evento y que mensaje se quiere reflejar en el mismo, mejorar la imagen de marca, la relación con los empleados, presentar un producto a la prensa.

Asistentes y lista de invitados: Armar una primera lista de invitados y confirmarlos unos días antes del evento para tener una mayor certeza de la cantidad de personas que asistirán y en base a ello distribuir de manera más eficiente las actividades durante el evento, el cátering, y los regalos empresariales.

Cátering y comida: Según el tipo de invitamos y las características del evento, deberás evaluar el tipo de comidas y bebidas a servir, además ten siempre presente el ofrecer distintas alternativas para personas con requerimientos nutricionales como comidas para celíacos, vegetarianos y veganos.

Ambientación y música: Si el evento requiere de cierto tipo de ambientación, luces, música, busca con la antelación necesaria para realizar las pruebas necesarias antes del evento.

Por último recuerda que un evento es más que una reunión, es una poderosa herramienta de comunicación.

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