Los trabajos que desempeñan los ejecutivos administrativos

Publicado el 2 April 2018
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Los ejecutivos administrativos son conocidos como ejecutivos de un equipo de alto nivel. Se le valora más en cuanto al desempeño de su papel que una secretaria o recepcionista, puesto que cumplen con importante funciones que incluyen la confidencialidad del equipo y la representación de la organización en la que trabaja.

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Trabajos que realizan los ejecutivos administrativos

Deben ser personas calificadas y cualificadas para poder desempeñar importantes tareas como las siguientes:
Responsabilidades administrativas

Los ejecutivos administrativos se encargan de llevar las actividades diarias en lo que respecta a la administración de las oficinas en las que elaboran, algunas de estas son:

1. Atender las llamadas telefónicas.

2. Manejar el correo para recibir y dar respuestas de forma constante.

3. Ofrecer asesoramiento a quienes lo necesiten.

Las responsabilidades administrativas normalmente van más allá de los negocios, traslapándose también a la asistencia personal. Como miembros respetados de su equipo ejecutivo se les confían tareas de necesidades personales como transporte privados o la organización de vacaciones.

Mantener la confidencialidad

Además de lo anterior, los trabajos que realizan los ejecutivos administrativos se relacionan con el acceso a la información confidencial entre las oficinas y otros departamentos. Mantener esto en estado de confidencialidad es esencial para la empresa.

Esto debe mantenerse en correos electrónicos, llamadas telefónicas, reuniones de juntas y otros aspectos importantes como la toma de decisiones.

Preparación de reuniones

También resalta el trabajo de estos profesionales, puesto que preparan todo tipo de material para reuniones a nivel organizacional como comité de gobierno, reuniones de la junta directiva o reuniones que se relacionan con la comunidad.

Documentan todo y así conservan adecuadamente lo que sucede en esas reuniones tomando notas o minutos. El ejecutivo administrativo debe estar bien informado en taquigrafía u otras técnicas para tomar notas. El ejecutivo administrativo luego transcribe la información en un formato escrito para su distribución.

Gestión del tiempo

Dependiendo del tamaño de la organización y la industria, los ejecutivos administrativos a menudo son responsables de la programación diaria de los miembros del equipo de nivel ejecutivo.

Estos profesionales conocen el calendario electrónico, la programación y otras herramientas de seguimiento necesarias para mantener a sus superiores en buen camino.

Cada una de estas labores requiere entrega, entereza moral, tiempo y atención, por lo que un ejecutivo administrativo debe contar con cualidades sobresalientes para poder desempeñar sus labores de manera impresionante, logrando cumplir con sus tareas de manera eficaz.

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