La magia de una fiesta siempre está en los detalles

Publicado el 27 October 2011
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La organización de una fiesta es un arte, como puede demostrarlo con su trabajo cualquiera de los profesionales de una buena firma especializada en la organización de eventos. La organización y la gestión de una fiesta tiene toda la creatividad de una obra plástica y al mismo tiempo el sello personal de su creador. El tono, la actitud, las buenas maneras, la atención a los detalles del especialista en cuyas manos se depositan los éxitos del más apreciado y deseado de nuestros eventos, ya sean despedidas de soltera originales, fiestas de cumpleaños, celebraciones o fiestas extraordinarias como Halloween, fin de año, navidad, fiestas de empresa, carnaval, etc….

Pero ¿qué es lo que diferencia el trabajo de un profesional, qué valora un especialista, en qué se fija, qué es lo que tiene en cuenta un creador de eventos para organizar una celebración con el éxito asegurado? Pues, un gestor de eventos no dejará nunca nada al azar, estará atento, como decimos, a los detalles y siempre proporcionará a su cliente el consejo justo en el momento adecuado para que todo quede bajo control y lo más cerca de sus expectativas y de sus prioridades.

Un profesional de una firma que organice un evento lo sabrá todo sobre la fiesta. Por ejemplo, tendrá en cuenta que hay que reservar el sitio previsto para el festejo con mucho tiempo de antelación. En ocasiones, y dependiendo de si los días son muy señalados como los de fin de año; sabrá negociar a todos los niveles para que el espacio que más se adecue a las características de la actividad.

Conocerá la normativa sobre celebraciones públicas y privadas en el lugar del encuentro, estará atento a solicitar permisos en tiempo, en un trabajo que va de lo logístico a lo ejecutivo, de la planificación al desarrollo. Un buen gestor de eventos sabrá manejar los tiempos y los espacios.

Tampoco descuidará lo relacionado con la concurrencia y del aforo. Su experiencia le dirá cuantas personas asistirán al espacio reservado, pero también cuantas acudirán realmente a la fiesta, y cuantas confirmaciones no se concretarán a última hora, no por instinto, sino por su trabajo de años en mil y una convocatorias.

Alquilar, por ejemplo, las plazas del aforo para el número exacto de participantes y adecuar la incorporación del público de manera flexible a cada una de las áreas con personal instruido y cualificado con la derivación del público a terrazas y jardines anejos, son recursos que resuelven los inconvenientes planteados en las fiestas de sus clientes y al mismo tiempo proporcionan argumentos en favor de los recortes de gastos del presupuesto para la fiesta.

Y si seguimos entrando en detalles, y de manejar tiempos, un buen gestor de eventos citará al público una hora antes, no por capricho, sino por crear el clímax adecuado de la fiesta.

Y sabrá mantener su atención, el entretenimiento y la tensión del momento para que el inicio festivo sea siempre a la hora programada, para que el encuentro festivo no languidezca antes de empezar y no invite a los participantes a aburrirse cuando otros sólo acaban de llegar. Manejo del entretenimiento y de la diversión en la gestión del tiempo, no hay que olvidarlo, una parte del arte de la organización íntima de cualquier evento realizado por profesionales.

Y más de lo mismo, de tiempos. En una fiesta, organizada para pasarlo bien, para divertirse, no está permitido aguarla, se puede dejar que el público deje de interesarse por lo que pasa en ella, por esa razón es vital controlar cada uno de los los momentos de la fiesta, pautados con antelación, de tal forma que nunca haya momentos sin transición, en los que no falte la música, se ausente el entretenimiento o que no haya comidas y bebidas que no estén en el lugar y en el momento en el que el público las desea para consumirlas. Todo tiene que estar en su sitio, todo tiene que parecer natural y espontáneo, aunque para que todo esté a punto haya que haber empleado semanas de trabajo y dedicación de artesano.

Seguro que no ha pensado en lo que puede hacer por su fiesta un simple mapa a escala de los accesos, coloreado con el detalle de las zonas de aparcamiento, por las rutas de salida, con los accesos para el público; pero puede que tampoco haya caído en los olvidos. Los olvidos de los invitados para con su fiesta.

Un buen gestor de eventos será para los futuros participantes el recordatorio y las páginas de las agendas personales que no han podido ver, porque estará atento a los medios más eficaces y actuales para confirmar las participaciones. Desde llamadas a móvil, desde avisos automáticos, pasando por un uso correcto de las llamadas de teléfono y de los correos electrónicos.

Con naturalidad, con discreción, con toda la seguridad para mantener el mejor criterio para la protección de los datos personales, pero, sobre todo, para ser eficaces en la organización de la fiesta tal y como está en el deseo de los promotores. No es para menos.

 

Acerca del autor:

Centralfiestas, lleva desde 1998 organizando despedidas, fiestas y eventos en Madrid y resto de España. Más de 14 años de experiencia avalan sus resultados.

Para más información sobre el autor: www.centralfiestas.com

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