Organización y profesionalidad, claves del éxito de un evento

Publicado el 24 October 2011
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Un evento, sea una fiesta de celebración, sea una convención, una charla, un cóctel, un evento desenfadado, una reunión formalísima; en una definición muy básica, es un encuentro entre personas que tiene una finalidad concreta. Y la inmensa mayoría de las veces, de sus resultados, de que se haya alcanzado los objetivos que se planeaban conseguir, y para lo que fue organizado, dependerá el éxito o el fracaso.

Una celebración de bodas que no sea animada, una convención con problemas de sonido ambiente, una charla que apenas puede ser escuchada, una fiesta desenfadada sin gracia o una reunión de etiqueta que haga traslucir la improvisación como norma durante todo su tiempo es algo que los organizadores no se podrán permitir, y que, simplemente, no tiene sentido.

Los más capaces para organizar un evento en toda sus dimensiones son las empresas que se dedican a ello de forma profesional, no sólo tienen el personal cualificado para cada actividad que requiera nuestra celebración como despedidas de soltera originales, fiestas de cumpleaños, fiestas de amigos, celebraciones especiales, etc.., sino que, además, podrán aportarnos todo tipo de recursos, adaptados a nuestras posibilidades económicas, y basados en su experiencia y en su creatividad. Todo, para hacer de nuestro momento, de nuestro evento, lo que buscábamos cuando decidimos contratarlos. Si la realidad al final ha superado a nuestras expectativas, habrá sido una muy buena inversión.

Lo primero que hará una empresa de eventos que se decida a tomar nuestro proyecto será tener claro qué es lo que queremos, sobre todo para tener un control del desarrollo de todo el acto y para poder coordinar y subordinar todas las tareas que implique y cuadrar en el tiempo todas las fases de la iniciativa.

Y lo primero, es el qué y el cómo. El cómo es, cómo, con qué medios lo haremos. El qué es el fin que buscamos con nuestro evento.

Cómo. Con los medios materiales con los que se cuenta, el espacio físico, el número de participantes y las necesidades de localidades del público al que va dirigido el evento.

El qué, es el fin que queremos alcanzar con nuestra iniciativa. Si el objetivo es divulgar las excelencias de un producto en un evento promocional. Los medios, la escenificación, como nos recordará una empresa profesional que organice eventos,  irán encaminados a que los asistentes no tengan ninguna duda del valor del producto, de lo que aporta y cómo lo podrán obtener y consumir en el futuro.

Otra parte importante de la organización del evento, que está relacionada con las cuestiones anteriores es conocer los tiempos. Cada uno de los tiempos que se van a necesitar para desarrollar la preparación del evento. Hablamos de calendarios y de márgenes temporales que hagan tener todo a punto para el día en el que se celebre el acto.

Un ejemplo concreto, si pretendemos promocionar un libro y ofrecer ejemplares a los participantes al acto de presentación, no tiene mucho sentido que los volúmenes no estén disponibles para el público el día señalado. Se trata de un producto que tienen que ver que existe materialmente, que es real.

Los ejemplos de una mala planificación se pueden volver en contra de la propia iniciativa del evento, o lo que es lo mismo, hacer cierto lo que dice el aforismo popular, ‘peor el remedio que la enfermedad’. Con una empresa seria, responsable, que sabe lo que tiene entre manos, que conoce la importancia que tiene el evento para su cliente, no hay problemas que no puedan solucionarse.

Y si hay un imprevisto, la empresa buscará una solución con sus recursos. No será la primera vez que sobre un acto al aire libre que se ha estado organizando durante semanas o meses ha gravitado una suspensión.

Como en algunos casos, esta opción es totalmente inaceptable, una empresa de eventos con reflejos, echará mano de su plan B, un cambio de escenario. Los presentes, en la medida de lo posible, se conducen a un lugar alternativo, esta vez ha cubierto,  protegidos de las inclemencias del tiempo, en cómodos autobuses, y el catering antes que ellos en su nuevo emplazamiento.

Con las empresas de eventos, los contratiempos pasan a recrear el anecdotario.

 

Acerca del autor:

Centralfiestas, lleva desde 1998 organizando despedidas, fiestas y eventos en Madrid y resto de España. Más de 14 años de experiencia avalan sus resultados.

Para más información sobre el autor: www.centralfiestas.com

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